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Urteil: Elektronisches Fahrtenbuch muss wie ein "Buch" in sich geschlossen sein

Ein mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch muss dieselben Anforderungen erfüllen wie ein handschriftliches Fahrtenbuch.

Ein mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch muss dieselben Anforderungen erfüllen wie ein handschriftliches Fahrtenbuch. Insbesondere müssen nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest in der Fahrtenbuchdatei selbst dokumentiert werden, wie der Bundesfinanzhof (BFH) in München in einem am Donnerstag veröffentlichten Beschluss entschied. (Az. VI B 37/23)

Im Streitfall hatte ein Unternehmen in Hessen mehreren Mitarbeitern Dienstwagen zur Verfügung gestellt, die auch privat genutzt werden durften. Der als "geldwerte Leistung" steuerpflichtige Anteil der Privatnutzung sollte per Fahrtenbuch ermittelt werden. Hierfür hatte der Arbeitgeber ein Softwareprogramm vorgesehen. Zur Sicherheit nutzte die Firma die Möglichkeit, Lohnsteuersachverhalte vorab beim Finanzamt zu klären.

Das Finanzamt antwortete, dass das betreffende Programm untauglich sei. Denn es handele sich um ein "dokumentenorientiertes, verteiltes Datenbanksystem", das, anders als eben ein "Buch", nicht "in sich geschlossen" sei.

Der Arbeitgeber wollte an dem Computerprogramm festhalten und zog vor das Hessische Finanzgericht (FG) in Kassel. Dies bestätigte die Auffassung des Finanzamts (Az. 3 K 1219/2 1). Ein mit dem betreffenden Programm erstelltes Fahrtenbuch sei "nicht fälschungssicher". Nachträgliche Veränderungen seien möglich und würden nicht ausreichend dokumentiert.

Dem schloss sich nun auch der BFH an. Mit seinem jetzt schriftlich veröffentlichten Beschluss lehnte er die Zulassung der Revision ab. Ein Fahrtenbuch müsse immer "in geschlossener Form" geführt werden. Dem genüge eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei nur, wenn nachträgliche Veränderungen "technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden".

Solche Änderungen müssten "bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei" erkennbar sein. Wenn zusätzliche Listen oder gar Anfragen beim Systemadministrator erforderlich sind, um nachträgliche Änderungen auszuschließen, sei dies "keine geeignete Aufzeichnungsmethode". Denn es handele sich dann nicht um ein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit nicht um ein "Fahrten-'Buch'", heißt es in dem Münchener Beschluss. Auch handschriftlich werde eine "lose Ansammlung" einzelner Blätter nicht als Fahrtenbuch anerkannt.